「いま誰と何の日程調整をしているのか」を考えなくてよくなった

“商談、面接、面談・・・たくさんの日程調整が同時進行”

——土屋さんのお仕事についておしえてください

家計簿プリカ「B/43」を運営している株式会社スマートバンクで働いています。普段は事業開発をメインに、マーケティング、広報なども担当しています。

——普段どのようなシーンで日程調整がありますか？

事業開発では基本的に、外部企業との打ち合わせの日程調整が多いですね。商談の日程調整は毎日断続的に発生します。あとは採用関連で、面談や面接の日程調整も多いですね。

——日程調整に日頃から感じている課題をおしえてください

さまざまな案件が同時進行しているので、スムーズに予定管理できないことに課題を感じています。商談の日程はなるべく隙間なく効率的に埋めていきたい。しかし、案件のステータスによってどうしても日程が被ったり、優先順位を考えながらコミュニケーションしないといけないのはストレスですね。

複数人での日程調整にも課題があります。アサインした社内メンバーに別の予定が入ってしまったり。それを防ぐためにカレンダーを「仮」とおさえて、日程が決まったらそれを消して……って毎回やるのもすごく手間ですね。

——社外との日程調整でとくに感じている課題はありますか？

オンラインミーティングが主流になってきましたが、どのツールを使うのか確認する手間がありますね。A社さんはZoomだけど、B社さんはTeamsで、C社さんはまた別のツールで……なんてことがよくあるので都度確認をするのが大変ですね。

“Tocalyをはじめてから「いま誰と何の日程調整をしているのか」を考えなくてよくなった”

——Tocalyを利用しはじめてから効果はありましたか？

以前から感じている課題は概ね解決していると思います。インターネット業界にいらっしゃる方々には、問題なくTocalyを使ってもらえていますね。

オンライン会議ツールはGoogle Meet、Zoomを連携できるので「なにを使ってますか？」と事前に確認する手間が省けています。また、調整中の予定を一覧できるので「いま誰と何の日程調整をしているのか」をわざわざ考えなくてよくなったのは大きな利点です

——スマートバンク社内での反応はいかがですか？

TimeTreeの方からTocalyを紹介いただいて、最初は私が使いはじめていました。採用に携わるメンバーが日程調整ツールを探していたときに「TimeTreeが開発したTocalyってツールがあるよ」って紹介をしたら、みんなすぐに興味を持ってくれましたね。

——今後、Tocalyに期待することを教えてください

機能面だと、決まった候補曜日・時間帯を先2週間くらいまで自動的に登録ができると便利ですね。採用面接などはある程度決まった枠で調整することが多いので。それから「営業日」を判定してくれる機能もあると助かります*。海外の日程調整ツールを使ったときに休日も候補日程で送ってしまうことがあって、双方でかえって手間を増やしてしまうことがあるので……（笑）。

今後はどんな業種・業界の方々にも気軽にTocalyを送って日程調整できるように、より認知度が高まることを期待しています！

*本事例掲載時のバージョンでは日本の祝日を表示します