メールやチャットで並行して大量の日程調整、混乱やミスを防ぎたい

"週に20〜30件、3者間の日程調整が同時並行。タッチの差で埋まる予定の調整に苦労"

——塩川さんのお仕事についておしえてください

クラウド型バックオフィスサービス「freee」を開発・販売するfreee株式会社で、「freee会計 おまかせパック」のサービス企画とインサイドセールスを担当しています。

「freee会計 おまかせパック」は、弊社が経理のプロフェッショナルと提携して提供している、経理業務のアウトソーシングサービスです。

——普段のお仕事の流れについておしえてください

現在は主にWebサイトから集客をしています。Webサイト経由でお問い合わせをいただいた後、電話でお客様の業務の状況や課題をヒアリングして、サービスをご提案します。その後、提携パートナーの担当者との面談が必要な場合は、お客様のご希望の日程を伺って調整しています。

この面談の設定で、お客様、提携パートナーの担当者、弊社担当者の3者間で日程調整が発生します。

——日程調整に感じている課題をおしえてください

3者間での日程調整が特に大変ですね。週に20〜30件の日程調整が発生していますが、メールやチャットでの候補日時のやり取りだけでも膨大な量になります。

候補日を出して、ダメだったらまた出し直して、他で決まった日程があればそれを反映して……。並行して何件も日程調整を進めていると、タッチの差で日程が埋まることがよくあるんです。メールやチャットでのコミュニケーションだけでは、どうしても混乱したり更新が追いつかずに、日程調整ミスのリスクが高まってしまいます。

"気軽で簡単に使いはじめられるTocalyを検討"

——Tocaly以外にはどのようなサービスを検討していましたか？

はじめに、提携パートナーとは日程調整用のGoogleカレンダーを共有して運用することを検討しました。しかし、提携パートナー側で空き日程の更新をしてもらうのは運用負荷がかなり高く、更新のリアルタイム性もないことから断念。また、もともと社内で使っているツールもあったのですが、UIがすべて英語のため使いづらく、こちらも利用を断念しました。

もうひとつ検討していたサービスは、有料ツールで本格的なワークフローを設定できるものでした。ただし、サービスの立ち上げ当初は無料ですぐに使いはじめられる軽やかさを求めていたので、検討から外れましたね。

そんな折にTocalyを教えてもらい、お客様、提携パートナーの手間はもちろん、私たちが対応するやり取りの数も最小限に抑えられるとわかり、利用をはじめました。

——Tocalyを実際の業務で導入いただくときに、気になる点はありましたか？

社内だけでなく社外の方々の情報も取り扱うため、情報セキュリティ面で社内のセキュリティチームに依頼して事前にチェックをしましたね。

TocalyはGoogleカレンダーを連携して利用しています。事前のセキュリティチェックでは、連携したGoogleカレンダーからどのような情報がTocalyへ連携されているのかがポイントでした。チェックの結果、Googleカレンダーに記載している情報がTocaly上に保存されることはない*と分かったため、情報セキュリティ上も問題なく利用することができました。

*連携したGoogle/Outlookカレンダーの情報はTocalyに保存されますか？

——Tocalyを利用しはじめてから効果はありましたか？

メールやチャットでのやり取り回数が減ってスムーズに日程調整ができるようになりましたね。

Tocalyは日程調整の依頼を受ける側でアカウント作成が不要ですし、Googleカレンダー・Outlookカレンダーと簡単に連携できるので、提携パートナーにも好評でした。これからも便利に使わせてもらいます！

——ありがとうございました！　今後もTocalyをよろしくお願いします。