1ヶ月約100件のアポイントメントを素早く効率的に調整

“日程候補が埋まり再調整をお願いする手間と時間のロスが課題だった”

——葛西さんのお仕事についておしえてください

株式会社ANOBAKAでアソシエイトとしてソーシング 、投資実行、投資先のハンズオンサポートを担当しています。

——普段のお仕事の流れについておしえてください

多くの時間は起業家のみなさんと面談をしています。それ以外の時間は社内での打ち合わせや投資検討やイベント運営などの業務をこなしています。

投資を検討する企業様や投資先企業様との面談は月に100件は下りません。1日のうち5時間くらいは社外の方々との打ち合わせに時間を充てています。現在はオンライン・オフィスを組み合わせて、お会いするお相手によって適切なミーティング方法を選びながら仕事を進めています。

——日程調整に感じている課題を教えてください

日頃から本当にたくさんの方々と面談やお打ち合わせをしています。仕事柄スピード感はとても大切で、面談やお打ち合わせの日程調整はなるべく最短で終わることが理想です。

私からメールやチャットで先方に面談の日程候補をお送りする場合、素早く日程が決まれば良いのですが、どうしてもご返信をいただくまでに時間が空いてしまう場合があります。

そうなるとせっかくお返事をいただいても、すでにその日程が埋まってしまうことがしばしばあり、再調整に余計なお時間をいただくことになってしまいます。その手間や時間のロスは以前から課題でした。

“日程調整の方法は、相手や場面に合わせて使い分け”

——Tocaly以外にはどのようなサービスを検討していましたか？

Tocaly以外では2つほどサービスを試してみました。ひとつは海外製品によくあるインターフェースであまり馴染めず、すぐに使うのを止めてしまいました。もうひとつはシンプルで使いやすく、自分の空き時間をテキストで書き出せるサービスで便利でした。

Tocalyも操作や体験がとてもシンプルで気に入っています。現在では、日程調整のご連絡をするお相手やシチュエーションに合わせて、先ほどのツールとTocalyを使い分けています。

——どのような視点で使い分けをされていますか？

IT企業の方などであればTocalyのようなツールは普段から使い慣れていると思うので、日程調整用のURLをチャットやDMなどで送ってしまいます。

日程調整ツールにあまり慣れていらっしゃらない方には、メールに日程候補日をひとつずつ書いてご連絡しています。TPOに合わせて最適な方法で日程調整をしていますね。

——Tocalyを使い始めたきっかけを教えてください

便利な日程調整ツールは常に探していて「日程調整」「無料」で検索をして見つけました（笑）。利用されている方々の声もSNSで拝見して、自分も使ってみようと試したのが使い始めたきっかけです。

ユーザーインターフェースが分かりやすく直感的に操作できるのと、現在はすべての機能が無料で使える気軽さが気に入っています。

仕事柄、業務効率を上げるために様々なSaaSを駆使していますが、Tocalyは一度使ったら手放せないくらい便利で、日常的に愛用しています。

“少ない手間でたくさんの日程調整ができて便利”

日程調整のコツ

• 一括ドラッグで週の空き日時を一発選択
• 空き日時は自動更新されるので、予定重複の確認やダブルブッキングを気にせずに複数の日程調整を同時に進められます
• 毎回の調整ページ発行が面倒な方はパターン作成機能がおすすめです

——Tocalyの具体的な使い方を教えてください

基本的に空いてる時間はすべて打ち合わせの候補時間に使いたいと思っています。

できる限り少ない手間で日程調整を進めたいので、日時を細かく選ぶよりは、その週を一括でドラッグして調整ページを作ることが多いですね。一気にドラッグして日時を選んでも、自動的に空き時間を算出して調整ページが作れるので便利です。

お相手に送った調整ページから予定が確定されると、連携しているGoogleカレンダーにも予定が登録されます。空き日時の候補は発行したすべての調整ページ上でリアルタイムに更新されるので、ダブルブッキングの心配もありません。

——Tocalyを利用しはじめてから効果はありましたか？

とにかく毎日の日程調整量が多いので、本当に助かっています。いくつか改善の要望もお伝えしていますが、開発チームの皆さんがどれも前向きに検討いただいてくれてありがたいです。

私のように日程調整をする機会が多い、たとえばセールス職の方などにはピッタリのツールじゃないでしょうか！　ぜひTocalyを使ってみてもらいたいですね。これからも応援しています。

——ありがとうございました！　今後もTocalyをよろしくお願いします。